Effectief vergaderen: niet zo simpel als het lijkt

Voor velen voelt een vergadering als noodzakelijk kwaad. Een terugkerend evenement waarbij je aanwezig móet zijn, maar waarbij je nauwelijks het idee krijgt dat het iets oplevert. Vaak zit men de tijd uit, maar staat de vergadering vooral in het teken van wachten en zich beklagen over de slechte organisatie. Effectief vergadering is dus duidelijk niet zo eenvoudig als het lijkt. Hier komt veel bij kijken. Hier valt nog veel te behalen.

Gelukkig hebben we de afgelopen jaren veel extra tijd genoten om een effectieve vergadering op poten te zetten. Stiekem verlangen we hier ook wel weer een beetje naar. Gewoon een fysieke vergadering zoals vanouds. Wil je er zeker van zijn dat deze vergadering voortaan enkel bejubeld wordt door je werknemers en dat hier daadwerkelijk goede oplossingen en ideeën uit zullen ontstaan? Dan wordt het tijd om snel een vergaderlocatie te boeken en aan de slag te gaan met de volgende tips. Zo wordt effectief vergaderen tegenwoordig wel degelijk mogelijk.

Wees duidelijk in je berichtgeving

Een goede voorbereiding is het halve werk. Ook als het om vergaderen gaat. Daarom is het belangrijk dat je een duidelijk bericht de deur uit stuurt. Ruim voordat de vergadering plaats zal vinden. Vertel in dit bericht op welke vergaderlocatie Rotterdam zij aanwezig moeten zijn, hoe lang de vergadering zal duren (respecteer deze tijd ook!) en welke dingen op het programma zullen staan.

Het is heel belangrijk voor de genodigden om van tevoren te weten waar de vergadering over zal gaan. Op die manier kan er al over heel wat vraagstukken worden nagedacht. Vraag ook aan de genodigden of ze hier alvast een beetje stil bij willen staan. Zo ontdek je al wat er speelt binnen het bedrijf en zal de vergadering stukken soepeler verlopen. Zo voorkom je lange stiltes en merk je dat er meer interessante ideeën en oplossingen worden geopperd.

Richt je ook op de stillere groep

Bij veel vergaderingen is er weinig sprake van democratie. De medewerkers met de grootste monden hebben het ook het meest voor het zeggen. Simpelweg omdat de stillere groep er niet tussen kan of durft te komen. Als leider van deze vergadering is het aan jou de taak om iedereen bij de vergadering te betrekken. Maan de drukke groep dan ook wat vaker tot stilte en betrek de rustige groep door gerichte vragen te stellen. Probeer tevens na elk beantwoorde vraagstuk een stemming te doen. Zorg ervoor dat iedereen stemt. Op die manier weet je zeker dat naar ieders mening wordt geluisterd. Belangrijk voor de werksfeer én de effectiviteit van de vergadering.

Niet te lang

Ook een perfect georganiseerde vergadering mag niet te lang duren. Bijna niemand zit erop te wachten om een gehele dag (en soms zelfs avond) aan een tafel te zitten. Uiteindelijk gaat dit ook ten koste van de creativiteit. Plan daarom voldoende pauzes in en respecteer de tijd die je van tevoren hebt opgegeven. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn.