Afbeelding
Ingezonden mededeling

Vaardigheden van medewerkers inzichtelijk maken met een skills matrix

Algemeen

Een krachtig hulpmiddel om inzicht te krijgen in de skills van medewerkers is de skills matrix. Ook wel competentiematrix genoemd. Deze tool geeft op overzichtelijke wijze weer over welke vaardigheden teams beschikken. Zowel vakinhoudelijke expertise als zachte skills zijn hierin opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan communicatieve vaardigheden, stressbestendigheid, analytisch vermogen en specifieke software kennis.

Als manager of HR-professional wil je het maximale halen uit jouw personeel. Cruciaal hierbij is dat je overzicht hebt van de aanwezige vaardigheden. Cruciaal hierbij is dat je overzicht hebt van de vaardigheden die aanwezig binnen de organisatie. Welke competenties beheersen jouw mensen goed? Waar liggen kansen voor groei en hoe zorg je ervoor dat skills aansluiten op de strategische behoeften van het bedrijf?

De matrix laat per medewerker of afdeling zien hoe goed men een bepaalde vaardigheid beheerst. Bijvoorbeeld basis, gevorderd, expert of gecertificeerd. Zo krijg je meteen inzicht in beschikbare, te ontwikkelen en zelfs overbodige competenties binnen de organisatie. Met een actuele skills matrix heb je een krachtige tool in handen om drie hoofd toepassingen te realiseren.

Drie hoofd toepassingen van competentiematrices
 
Ten eerste faciliteert de matrix je in personeelsplanning en werving. Je kunt op basis van vaardigheden heel gericht zoeken naar de juiste kandidaat voor een bepaalde vacature. Of matches vinden voor projectteams met specifieke expertise behoeften. Daarnaast helpt de matrix bij het maken van opvolgingsplanning. Er ontstaat zo een beeld van de al aanwezige en nog ontbrekende vaardigheden.

Ten tweede maakt de matrix het mogelijk de vaardigheden van medewerkers gericht te analyseren en verder te ontwikkelen. Je ziet in één oogopslag de sterke en zwakke punten. Via regelmatige tests volg je de ontwikkeling. Op basis daarvan adviseer je in trainingen om vaardigheden te verbeteren.

 Als derde helpt de matrix bij het bepalen van de strategie voor personeelsbeleid. Welke combinatie van vaardigheden is de komende jaren cruciaal voor de doelen? De matrix maakt dit visueel, zodat je actieplannen kunt maken om skills te versterken.

 Het overzicht van een skills matrix
 
Een competentiematrix heeft doorgaans de vorm van een tabel of heatmap. Op de verticale as staan vaak medewerkers met hun afdeling en functie vermeld. Op de horizontale as worden de relevante skills weergegeven die je pre definieert. Vervolgens markeer je per werknemer het beheersingsniveau, bijvoorbeeld met een cijfer, score of kleurcode.

 Je kunt kiezen voor een hele brede insteek met alle belangrijke vaardigheden binnen de organisatie. Of juist specifieker focussen op bepaalde afdelingen, zoals sales, finance en IT. Hiervoor maak je aparte systemen aan zodat het overzichtelijk blijft. Het voordeel van een digitale matrix is dat je gemakkelijk filters kunt toepassen.

 Waarom een digitale skills matrix de beste keuze is
 
Hoewel je ook prima aan de slag kunt in Excel, biedt online software voor competentiemanagement vele voordelen. Allereerst is de data mobiel aan te passen door medewerkers. Waar en wanneer ze maar willen updaten ze hun skills, zelfs offline. Daarnaast genereert de software overzichten en dashboards. Zo zie je in een oogopslag de skills per team en afdeling.

 Ook handig is dat jouw mensen via selfservice hun eigen profiel kunnen beheren. Ze houden zicht op hun persoonlijke ontwikkelpad met vaardigheden en certificeringen. Alle verlopen certificaten en benodigde trainingsacties zijn centraal zichtbaar voor HR. De rapportages en analyses uit de matrix leveren inzichten voor beslissingen rond personeelsbeleid.

 De digitale matrix zorgt voor actuele data, doordat deze kan synchroniseren met HR en leersystemen. De informatie kan realtime worden weergegeven in handige dashboards en downloads. Zo bespaar je met een online competentie managementsysteem zeeën van tijd. En data zijn altijd up-to-date, betrouwbaar en beschikbaar voor analyses en planning.

 Implementatietips voor een succesvolle skills matrix
 
Uiteraard wil je dat zo’n mooie digitale matrix ook effectief binnen het bedrijf gaat leven. Laat teammanagers meeschrijven aan de eerste versie van de matrix. Beperk de matrix tot de écht cruciale vaardigheden. Anders wordt het een te uitgebreid geheel waar niemand nog doorheen kijkt.

Leg helder uit aan teams wat de toegevoegde waarde is van skills management. Bijvoorbeeld inzicht in een persoonlijk ontwikkelpad. Bied indien nodig korte trainingen aan zodat iedereen goed met de matrix kan werken. Kennis = betrokkenheid. Blijf de matrix evalueren en optimaliseren op basis van gebruikersfeedback voor een maximale fit. Dit zijn vier quick wins en successen dankzij inzichten uit de matrix. Zo ziet iedereen de praktische voordelen.

 Een digitale skills matrix (bijvoorbeeld van AG5) is een krachtig instrument om grip te krijgen op de vaardigheden in de organisatie. Of het nu gaat om werving, opvolging, analyses of strategie, de matrix geeft je het inzicht dat je nodig hebt. Je weet welke vaardigheden teams al goed beheersen, wat ontbreekt en welke trainingen nodig zijn. Zo wordt de optimale inzetbaarheid van personeel inzichtelijk en haal je het beste rendement!  

Advertenties uit de krant